第23部分(第1/4 页)

事实→结论→建议：对于喜欢细节的读者应这样做。

结论→建议→事实或理由：适合于那些忽略细节的读者。

结论→事实：适用于了解背景的读者和信任你的读者。

结论→事实→建议：这是一种不寻常的方法，能够抓住读者的注意力，在给出建议前，由他们自己进

行逻辑推理。这种方式适合于对自己的建议没有把握的情况。

利益→建议或想法→理智：为了说服读者时使用这种方式。哪一种方法最好？它们都非常有用，为了

使交流更清晰更有说服力，以上述的某种方式构造你的理想模式。

文章长短适度

你的信件、报告或备忘录要达到的目的是什么？当你为了实现你的目的提供了必要的信息时，文章就

可以结束了。为了使文章简洁，只需提供必要且必需的信息。

需要自我检查的问题

文章中在提出建议后包含了理性的叙述吗？

为了达到目的有无多余的和不必要的信息？

为了达到目的，是否包含了所有重要的事情？

文章是否适合读者的需要？

我还需要更多或更少或更深入的采访吗？现在你需要的是去收集信息。

开始写作

你已经有了明确的目的，你已经掌握了你的文章应该包括哪些内容以及它们的先后顺序，你已经收集

到你需要的信息，现在开始写作。　心中有读者

尽可能地明确你的读者是谁，然后选择你的词汇、支撑的信息，组织好材料以适合读者的口味。

下面这些问题应该考虑：

你的读者已经具有了多少知识背景？你还需要提供、补充什么？

你的读者对这个问题的理解程度怎样？

关于这个主题你的读者的观点是什么？读者的观点与你的观点是否一致？

你与读者的关系怎样？

你的读者喜欢哪种交流风格？它们是正式的还是非正式的交流风格？

哪种信息技术最有可能达到你的目的，它是一种高技术、统计、总的概述还是轶事，是否涉及费用、

样板、个人的故事，还是一种参考性资料，你的建议是否与国家的政策相协调等等。

第七部分　书面沟通

说服你的读者

主体

从蜘蛛网中发展出来的文章概要将会形成你的报告、备忘录或信件的主体。

突出你的重要信息

有两种方法可以突出你的重要信息：第一种方法是我们已经谈论过的，使用短词、短句以及短的段落。

我们的眼睛一般喜欢注意每一段落的第一句，这就是突出你重要信息的地方，而较短的段落更是突出

你的主要观点的位置。

第二种方法是，把重要的信息放在一句的重要部分，而且通常也要放在段落的开始句上，而不要跟在

诸如“当、在……之后、而、因为、不论怎样、因此、如果”这类词后面。以较短的段落作为文章的收尾，

而把重要信息写在每段的起始句上。

前言和结尾的写作

一旦信件、报告或备忘录的主体完成，我们就可以回过来写前言和结尾。

在前言中说明你打算告诉对方什么；在主体段落中进行阐述；结尾时告诉对方你说了些什么。

一般来说前言有两个目的：

抓住读者的兴趣，并向读者表明在看完你的备忘录、报告、信件后他们能了解到什么。

前言还能帮助读者立即抓住要点，帮助读者寻找他们想要知道的内容，而且还能帮助读者决定在阅读

之后应采取的行动，在结论段中总结或者进一步确认这些内容。

即使是一篇很短的备忘录和信件，我们也能够从前言和结论部分获益，尽管这些段落仅有一句话或两

句话。清晰地写出你的前言部分，用一两句话概括出要点，然后陈述你的目的和你希望读者阅读后应采取

的行动。在你的结论部分，重申你的重要观点，如果必要，可以再深入一步。

文章具有说服力

文章的说服力对于公文来说是非常重要的，毕竟我们写作商业信件、报告、备忘录不是为了好玩，而

是为了使对方了解、理解我们，这是我们沟通的目的